GRIP op je e-mail
Wat te doen aan de bergen e-mails?
Die enorme berg e-mails iedere dag, hoe kom je er doorheen zonder dat het al te veel tijd kost? Een manier is natuurlijk om te scannen op belangrijke e-mails. Maar dan kan het zijn dat je toch nog een belangrijk bericht mist! Dus je moet er toch meestal wat serieuzer doorheen en dat kan tijdrovend zijn.
Plan vaste tijden in je agenda
In het boek 'Grip' door Rick Pastoor staat een prima tip om niet de hele dag afgeleid te worden door e-mail berichten: Plan een aantal vaste half uurtjes per dag in je agenda om je e-mails te lezen, te archiveren, te beantwoorden.
Uit 'Grip' van Rick Pastoor: 'Je kunt in een half uur meer van je mailbox gedaan krijgen dan je denkt. Dat doe je door e-mails niet weg te werken maar te verwerken'.
Minder e-mail met het juiste programma: MS Teams
Mijn eigen tips gaat nog een stap verder: Gebruik Microsoft Teams om je e-mailverkeer te verminderen!
Eén van de uitgangspunten van Microsoft bij het introduceren van MS Teams is destijds geweest dat men constateerde dat eindgebruikers zich bijzonder kunnen storen aan alle e-mails die dagelijks binnen komen.
In MS Teams werk je samen met je collega's in een team.
Omdat ieder team een eigen e-mailadres heeft, kun je het bericht dat per e-mail binnenkomt naar één e-mail adres doorsturen, zodat het bericht voor ieder teamlid direct zichtbaar is.
Stap 1: In MS Teams kun je de hoeveelheid e-mail verlagen door te beginnen met intern zo min mogelijk e-mails te verzenden en te communiceren via posts in MS Teams.
Stap 2: Helemaal geen interne e-mails meer!
En stap 3 is om ook externe relaties toe te laten in de teams waar zij een rol in hebben. Dan kan ook de hoeveelheid extern e-mailverkeer behoorlijk naar beneden.
Die laatste stap is voor veel organisaties nog een stap te ver en dat is best begrijpelijk. Zodra je gewend bent aan je moderne werkplek met MS Teams, komt stap 3 tegen die tijd vanzelf!
Training en coaching
Grip op je e-mail door MS Teams slim te gebruiken, daarbij kan ik je helpen!
Samen kijken we naar de mogelijkheden om de communicatieprocessen binnen MS Teams efficiënt voor jou en je team in te richten.